Bien organiser ses données

Vous est-il déjà arrivé de chercher une aiguille dans une botte de foin? Non, bien entendu! Et pourtant c'est ce que nous avons tous tendance à faire de temps à autres...En effet, à moins d'utiliser un logiciel d'indexation des documents tels copernic desktop search, ou l'outil d'indexation intégré à Windows Vista, il est particulièrement fastidieux de retrouver pour hier matin le rapport de réunion d'il y a un mois...

Le plus simple pour éviter de devoir effectuer de véritables fouilles archéologiques sur son disque dur est tout simplement d'organiser un minimum ses données.


Je ne vais pas vous donner ici des leçons de rangement, mais quelques conseils.

Stocker ses documents sur une autre partition que le système.

Pour les utilisateurs avancés, cela peut sembler une évidence, mieux vaut s'abstenir de laisser ses documents sur la partition système, au moins pour une raison: Si un jour vous devez réinstaller Windows (ou un autre système d'exploitation...) et que cela est urgent, vous ne penserez pas forcément à déplacer vos documents ailleurs... Cela peut se terminer par une catastrophe (pertes de vos précieux documents.) Pour éviter cela, je vous conseille très fortement de placer vos documents sur une autre partition que celle où est installé votre système d'exploitation.

Ceci dit attention: Déplacer ses documents sur une autre partition (ou disque dur physique) ne saurait en aucun cas vous dispenser de faire une sauvegarde régulière de vos données les plus précieuses.

Les dossiers, en user et en abuser!

Pour ranger ses documents, que ce soient des photos, musiques, textes, rien de mieux que de créer des dossiers. En effet, il vous sera plus simple de retrouver la lettre que vous avez envoyé le 10 Mars 2003 si elle rangé dans le dossier Mars, lui même situé dans le dossier 2003, plutôt que dans un dossier générique regroupant toutes les lettres que vous avez tapées depuis 5ans...

Bien nommer ses documents.

Il est nettement plus simple de reconnaitre un document dont le nom est explicite ... Vous pouvez utiliser jusqu'a 255 caractères pour un nom de fichier, profitez-en!

Notez aussi que certains logiciels (c'est le cas des logiciels de la suite Office par exemple) permettent d'ajouter des mots clés aux documents, des commentaires... Ceci peut être particulièrement utile, si malgré toutes vos précautions pour le tri de vos documents, vous devez utiliser la recherche pour le localiser: Si le titre n'est pas forcément très évocateur par exemple .

Pour conclure, même si bien ranger ses documents peut vous sembler contraignant, sachez que le gain de temps lorsque l'on doit retrouver un fichier est très appréciable. Etant donné que les disques durs de nos ordinateurs offrent de plus en plus d'espace, il devient presque indispensable de stocker nos documents dans une structure un minimum ordonnée.